Dalam persaingan bisnis yang semakin ketat, Press Release menjadi alat efektif untuk mengumumkan informasi penting kepada publik dan media. Dokumen ini membantu perusahaan menyampaikan berita sekaligus membangun citra positif di mata audiens. Menurut Public Relations Society of America, press release berperan sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dan media.
Namun, menulis press release profesional membutuhkan strategi yang tepat. Anda tidak hanya perlu menyusun informasi, tetapi juga memastikan isinya menarik perhatian media. Oleh sebab itu, mari kita bahas langkah-langkah yang dapat Anda terapkan untuk mendapatkan hasil maksimal.
1. Tentukan Tujuan dan Pesan Utama
Pertama, tentukan tujuan konten anda secara jelas. Apakah Anda ingin meluncurkan produk baru, mengumumkan kerja sama strategis, atau memberikan klarifikasi terhadap suatu isu? Setelah itu, susun pesan utama yang singkat, tegas, dan relevan.
Menurut HubSpot, penulis press release yang sukses mampu merangkum pesan inti dalam satu kalimat kuat. Misalnya, saat mengumumkan pembukaan cabang baru, tekankan nilai tambah yang Anda tawarkan kepada pelanggan. Dengan cara ini, pembaca akan lebih mudah memahami pesan yang ingin Anda sampaikan.
Selain itu, pastikan pesan utama konsisten di seluruh bagian press release. Hal ini penting karena media lebih tertarik pada berita yang jelas arah dan tujuannya.
2. Gunakan Struktur Standar Press Release
Selanjutnya, ikuti struktur yang umum digunakan agar media dapat memproses berita dengan cepat:
- Judul yang menarik: Tulis singkat, jelas, dan masukkan kata kunci.
- Lead paragraph: Jawab pertanyaan 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How) pada paragraf pembuka.
- Isi berita: Uraikan detail informasi secara kronologis atau berdasarkan prioritas.
- Kutipan resmi: Cantumkan pernyataan dari pimpinan perusahaan atau pihak terkait untuk menambah kredibilitas.
- Informasi perusahaan (boilerplate): Sertakan profil singkat perusahaan.
- Kontak media: Tulis nama, email, dan nomor telepon untuk memudahkan jurnalis menghubungi Anda.
Dengan menggunakan struktur ini, Anda membantu redaksi memahami isi berita tanpa harus mengajukan banyak pertanyaan tambahan. Terlebih lagi, format ini sudah menjadi standar di banyak industri sehingga mempermudah proses publikasi.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Informatif
Selain struktur, bahasa yang Anda gunakan juga memengaruhi efektivitas press release. Gunakan bahasa formal yang tetap mudah dipahami oleh pembaca umum. Hindari jargon teknis berlebihan karena hal itu dapat mengurangi keterbacaan.
Sebagai contoh, alih-alih menulis “Solusi berbasis AI yang mendisrupsi industri”, tulislah “Perusahaan kami meluncurkan aplikasi AI yang membantu UMKM mengelola stok lebih efisien”. Dengan demikian, pembaca langsung menangkap manfaatnya tanpa perlu menebak-nebak.
Di sisi lain, jangan ragu menggunakan kalimat aktif yang ringkas. Gaya ini membuat press release lebih hidup dan mudah dipahami oleh jurnalis maupun audiens.
4. Sebarkan Press Release Melalui Kanal yang Tepat
Setelah Anda selesai menulis, segera sebarkan press release melalui kanal distribusi yang sesuai. Misalnya, Anda dapat mengirimnya langsung ke redaksi media, menggunakan layanan distribusi profesional, mempublikasikannya di website resmi perusahaan, atau membagikannya lewat media sosial.
Namun, pastikan media yang Anda pilih memiliki audiens yang sesuai dengan target berita. Misalnya, kirim rilis teknologi ke media teknologi atau rubrik bisnis, bukan ke media gaya hidup. Karena itu, riset media sebelum mengirimkan press release menjadi langkah penting yang tidak boleh Anda lewatkan.
Jika Anda ingin proses distribusi berjalan lebih efisien, Anda dapat memanfaatkan layanan BissMedia yang memiliki jaringan luas dengan media nasional. Dengan dukungan profesional, peluang berita Anda dipublikasikan akan meningkat secara signifikan.