Sales automation adalah solusi teknologi yang sangat krusial saat ini. Faktanya, teknologi ini telah menjadi tulang punggung bagi perusahaan modern. Mereka ingin bergerak cepat dan lebih efisien dalam mengelola pelanggan. Di era digital yang serba instan ini, tim penjualan sering kali menghadapi tumpukan tugas administratif.
Sayangnya, tugas-tugas ini sering kali bersifat repetitif serta membosankan. Akibatnya, kondisi ini tentu mengurangi waktu berharga mereka. Padahal, mereka seharusnya lebih banyak berinteraksi secara personal dengan calon pelanggan potensial. Sebagaimana kita tahu, sentuhan personal dan respons cepat merupakan kunci utama dalam memenangkan hati pelanggan.
Oleh karena itu, dengan menerapkan otomatisasi, bisnis bisa menghemat banyak waktu. Selain itu, sistem ini memastikan pengelolaan peluang berjalan dengan presisi tinggi. Artinya, tidak akan ada peluang emas yang terlewat begitu saja. Meskipun demikian, banyak pelaku bisnis masih merasa ragu. Mereka sering kali takut beralih ke sistem otomatis.
Kekhawatiran utama mereka adalah risiko kehilangan sisi humanis. Mereka takut interaksi bisnis menjadi kaku. Akan tetapi, kenyataannya justru sebaliknya. Otomatisasi hadir untuk menghilangkan pekerjaan “robotik”. Sebagai contoh, tugas seperti memasukkan data manual atau mengirim email konfirmasi dasar bisa hilang.
Lebih lanjut, sistem juga bisa mengatur jadwal pertemuan secara otomatis. Dengan demikian, tenaga penjual (salesperson) bisa fokus menjadi manusia seutuhnya. Mereka bisa lebih fokus membangun hubungan dan melakukan negosiasi alot. Selain itu, mereka juga bisa memberikan solusi nyata bagi masalah klien.
Artikel ini akan mengulas topik menarik ini secara mendalam. Selanjutnya, kita akan membahas cara memanfaatkan teknologi ini dengan tepat. Tujuannya adalah mengubah prospek menjadi pelanggan setia secara efektif.
Mengapa Sales Automation Penting untuk Bisnis Modern?
Baik dalam dunia penjualan B2B maupun B2C, kecepatan kini menjadi mata uang baru. Kecepatan respons sangatlah berharga dalam kompetisi pasar yang kian ketat.
Keunggulan Sales Automation dalam Kecepatan Respon
Terkait hal ini, sebuah studi dari Harvard Business Review mengungkapkan fakta menarik. Perusahaan yang menghubungi calon pelanggan dalam satu jam punya peluang besar. Bahkan, peluang mereka naik tujuh kali lipat untuk berbicara dengan pembuat keputusan. Hal ini berlaku setelah mereka menerima permintaan awal. Sales automation memungkinkan hal ini terjadi secara instan.
Jadi, tim Anda tidak perlu berjaga di depan layar komputer selama 24 jam. Anda dapat mengatur sistem untuk memberikan respons cepat. Kemudian, sistem juga bisa menugaskan prospek ke agen yang tepat segera saat data masuk.
Efisiensi Data Lewat Otomatisasi Penjualan
Selain aspek kecepatan, masalah utama tim penjualan adalah inefisiensi waktu. Laporan dari HubSpot State of Sales mencatat hal yang cukup mengejutkan. Tenaga penjual rata-rata hanya menghabiskan sepertiga waktu mereka untuk benar-benar menjual.
Sementara itu, sisa waktu mereka habis untuk tugas lain. Mereka sibuk menulis email dan memasukkan data. Di sisi lain, mereka juga sering terjebak dalam rapat internal. Untungnya, kehadiran sistem sales automation dapat memangkas tugas manual tersebut.
Penting untuk dicatat, implementasi teknologi ini juga membantu perusahaan menjaga konsistensi data. Pasalnya, manusia sering melakukan kesalahan atau human error. Misalnya, mereka lupa mencatat nomor telepon penting atau salah mengeja nama perusahaan prospek.
Sebaliknya, sistem otomatis akan bekerja lebih akurat. Sistem menarik data langsung dari formulir web atau sumber lain. Kemudian, sistem menyimpannya ke dalam CRM (Customer Relationship Management). Data yang rapi ini tentu merupakan aset berharga untuk analisis bisnis jangka panjang.
Strategi Sales Automation untuk Identifikasi Prospek (Lead Scoring)
Sebenarnya, salah satu tantangan terbesar dalam penjualan bukan kurangnya prospek. Tantangan utamanya adalah membedakan kualitas prospek tersebut. Anda harus tahu mana prospek yang serius ingin membeli dan mana yang hanya sekadar “melihat-lihat”.
Cara Kerja Lead Scoring dalam Sistem Otomatis
Oleh sebab itu, di sinilah fitur Lead Scoring berperan vital. Fitur canggih ini ada dalam sistem sales automation. Secara sederhana, lead scoring merupakan metode pemberian nilai. Anda memberikan poin kepada setiap prospek berdasarkan profil mereka. Nilai juga didapat dari interaksi mereka dengan brand Anda.
Sebagai contoh penerapannya, Anda bisa mengatur sistem pemberian poin. Cobalah berikan 10 poin jika seseorang mengunduh e-book. Selanjutnya, berikan 20 poin jika mereka mengunjungi halaman harga (pricing page). Bahkan, berikan 50 poin jika mereka mengisi formulir “minta demo”.
Di sisi lain, sistem juga bisa mengurangi poin. Pengurangan ini berlaku jika prospek tersebut tidak relevan. Misalnya, mereka adalah pelajar yang sedang riset. Atau mungkin, mereka berasal dari industri yang tidak cocok dengan produk Anda.
Sales Automation Meningkatkan Fokus Tim
Selanjutnya, ketika total skor mencapai ambang batas, status prospek akan berubah. Sistem akan memberi label Sales Qualified Lead (SQL). Setelah itu, sistem mengirimkan notifikasi kepada tim penjualan.
Maka, tim sales bisa segera melakukan pendekatan personal. Jika tanpa bantuan sales automation, tim sales harus bekerja manual. Mereka terpaksa membaca profil calon pelanggan satu per satu. Cara manual ini tentu sangat memakan waktu dan tidak efektif.
Namun dengan otomatisasi, tim sales Anda bisa lebih hemat energi. Mereka hanya akan berbicara dengan orang yang siap membeli. Alhasil, hal ini mendongkrak angka konversi secara drastis. Tak hanya itu, moral tim penjualan juga akan meningkat.
Alasannya, mereka tidak lagi sering menghadapi penolakan dari prospek mentah. Fokus pada kualitas adalah kuncinya. Jadi, bukan hanya mengejar kuantitas semata.
Penerapan Sales Automation pada Workflow Follow-Up
Mungkin Anda pernah kehilangan calon pelanggan karena lupa follow-up? Sejujurnya, hal ini sangat manusiawi terjadi. Padahal, akibatnya bisa sangat fatal dalam bisnis. Statistik menunjukkan data yang cukup menarik bahwa sekitar 80% penjualan membutuhkan setidaknya lima kali follow-up.
Skenario Komunikasi via Otomatisasi Penjualan
Sayangnya, 44% tenaga penjual menyerah terlalu cepat. Mereka berhenti hanya setelah satu kali percobaan. Sales automation hadir memecahkan masalah pelik ini. Solusinya adalah melalui fitur workflow atau rangkaian email otomatis (drip campaigns).
Anda dapat merancang skenario komunikasi yang canggih. Skenario ini berjalan otomatis namun tetap terasa personal. Sebagai ilustrasi, bayangkan saat seorang prospek baru mendaftar. Sistem akan mengirimkan email sambutan secara langsung.
Kemudian, jika dalam 2 hari mereka tidak membuka email, sistem akan bereaksi. Sistem secara otomatis mengirimkan email pengingat. Tentu saja, subjek email dibuat berbeda agar menarik. Sebaliknya, jika mereka mengklik tautan, sistem akan menindaklanjuti lagi dengan mengirimkan studi kasus yang relevan.
Menjaga Sentuhan Personal dalam Sales Automation
Namun, kunci keberhasilan sales automation ada pada copywriting. Selain itu, personalisasi juga memegang peranan sangat penting. Anda harus menghindari bahasa yang kaku. Jangan gunakan bahasa yang terlalu formal seperti robot. Gunakanlah merge tags untuk menyebut nama mereka. Sebut juga nama perusahaan atau industri mereka secara spesifik di dalam badan email. Tujuannya tak lain adalah membangun kedekatan emosional.
Selain email, otomatisasi bisa berupa pengingat tugas (task reminder). Nantinya, tim sales akan mendapat notifikasi untuk menelepon. Atau, mereka harus mengirim pesan WhatsApp di momen krusial. Dengan demikian, istilah “lupa follow-up” akan hilang sepenuhnya. Konsistensi komunikasi ini secara bertahap membangun kepercayaan prospek. Pada akhirnya, mereka akan melihat profesionalisme perusahaan Anda.
Mengukur Keberhasilan Sales Automation dan Optimasi
Pada dasarnya, menerapkan teknologi tanpa mengukur hasilnya adalah sia-sia. Itu ibarat mengemudi dengan mata tertutup. Keunggulan lain dari sales automation adalah datanya yang kaya dan real-time.
Data Analitik dari Software Sales Automation
Jadi, Anda tidak perlu lagi menebak-nebak strategi. Anda akan tahu mana yang berhasil dan mana yang gagal. Dasbor analitik akan menyajikan metrik penting. Anda bisa melihat open rate email. Anda juga bisa memantau rasio klik-tayang (click-through rate). Bahkan, Anda bisa melacak durasi konversi prospek (sales cycle length).
Selanjutnya, Anda bisa melakukan evaluasi mendalam berdasarkan data tersebut. Coba perhatikan email kedua dalam rangkaian otomatisasi. Apakah email tersebut memiliki open rate yang rendah? Jika ya, maka Anda perlu mengganti judul emailnya. Judul baru harus lebih memancing rasa ingin tahu. Lalu, bagaimana jika banyak prospek gugur di tahap negosiasi? Mungkin tim sales memerlukan pelatihan tambahan.
A/B Testing Strategi Otomatisasi
Dalam dunia marketing, kita mengenal proses perbaikan ini sebagai A/B testing. Anda menguji dua variasi pendekatan yang berbeda. Tujuannya untuk melihat mana yang memberikan hasil terbaik. Tentu saja, Anda harus melakukan optimasi ini secara berkala. Pasar terus berubah setiap saat dan perilaku konsumen juga terus berkembang. Oleh sebab itu, strategi sales automation Anda pun harus beradaptasi. Jangan membiarkan sistem berjalan tanpa pengawasan selamanya.
Sebaiknya, tinjau kembali alur kerja otomatisasi Anda setiap kuartal. Pastikan pesan yang Anda sampaikan masih relevan, efektif, dan solutif. Dengan pemantauan yang tepat, sistem ini akan sangat berguna. Ia akan menjadi mesin pencetak pendapatan yang andal. Intinya, memanfaatkan teknologi bukan tentang menggantikan manusia. Tujuannya adalah memberdayakan manusia untuk bekerja cerdas.
Akhirnya, jika Anda ingin mulai membangun sistem penjualan yang efisien, Anda perlu langkah konkret. Sistem harus terukur dan menghasilkan konversi tinggi. Maka, Anda membutuhkan mitra yang tepat untuk mengimplementasikannya. Untuk solusi digital dan strategi pemasaran komprehensif, Anda bisa berkonsultasi segera.
Temukan ahlinya di website Bissmedia. Diskusikan kebutuhan bisnis Anda sekarang juga. Temukan bagaimana teknologi dapat melipatgandakan omzet perusahaan Anda tahun ini.