Dalam komunikasi modern, press release menjadi salah satu alat utama untuk menyampaikan informasi penting kepada media. Sayangnya, tidak semua press release berhasil diterbitkan oleh redaksi. Hal ini seringkali terjadi karena struktur dan gaya penulisannya tidak sesuai dengan standar yang jurnalis harapkan.
Untuk itu, memahami bagaimana menyusun press release secara ideal menjadi penting. Artikel ini akan membahas struktur, ciri khas, hingga kesalahan umum yang perlu Anda hindari. Dengan begitu, Anda dapat meningkatkan peluang press release Anda diterima oleh media.
1. Mengapa Struktur Press Release Sangat Penting?
Struktur yang jelas dan terorganisir membuat jurnalis lebih mudah memahami inti pesan Anda. Selain itu, struktur yang tepat dapat menghemat waktu redaksi dalam menyaring rilis yang masuk. Menurut PR Newswire, jurnalis menerima ratusan rilis setiap minggu. Oleh karena itu, jika Anda ingin rilis Anda diperhatikan, Anda harus menyusunnya dengan baik.
Berikut adalah struktur dasar yang wajib Anda terapkan:
- Judul yang Informatif dan Menarik
Gunakan judul yang langsung menjelaskan inti informasi. Hindari penggunaan bahasa hiperbola. - Paragraf Pembuka yang Kuat (Lead)
Paragraf ini harus menjawab 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How). Gunakan maksimal 100 kata untuk menjelaskan konteks. - Isi atau Tubuh Press Release
Selanjutnya, Anda bisa menjabarkan informasi lebih detail, menyisipkan kutipan dari narasumber, dan mendukungnya dengan data. - Boilerplate Perusahaan
Tambahkan profil singkat tentang organisasi Anda di akhir naskah. - Informasi Kontak yang Jelas
Cantumkan nama, email, dan nomor telepon agar jurnalis bisa menghubungi Anda jika perlu klarifikasi.
Dengan mengikuti struktur di atas, Anda meningkatkan kemungkinan rilis Anda dibaca dan digunakan oleh media.
2. Ciri Press Release yang Disukai Jurnalis
Agar rilis Anda menarik perhatian redaksi, Anda perlu memahami kriteria yang biasanya dicari jurnalis. Pertama, pastikan rilis Anda memiliki nilai berita yang jelas. Tanpa news value, rilis Anda akan mudah dilewatkan.
Selain itu, berikut beberapa ciri penting lainnya:
- Teks yang Ringkas dan Jelas
Gunakan kalimat langsung dan hindari istilah teknis yang tidak umum. Hal ini akan membantu jurnalis memproses informasi lebih cepat. - Kutipan yang Bermakna
Tambahkan kutipan dari pihak internal atau ahli untuk memperkuat narasi. Misalnya, komentar dari CEO atau pimpinan proyek. - Nada yang Objektif
Jangan menulis seperti iklan. Sebaliknya, gunakan gaya jurnalistik yang informatif dan tidak berpihak. - Dukungan Data dan Statistik
Di sisi lain, menyertakan data faktual dapat meningkatkan kredibilitas rilis. Misalnya, menurut Statista, sebanyak 62% jurnalis lebih memilih rilis yang menyajikan data resmi. - Struktur Bahasa yang Rapi dan Jurnalistik
Gunakan kalimat aktif sebanyak mungkin agar tulisan Anda terasa hidup.
Dengan mengintegrasikan unsur-unsur di atas, Anda tidak hanya menarik perhatian jurnalis, tetapi juga meningkatkan kualitas komunikasi perusahaan Anda.
3. Hindari Kesalahan Umum Ini
Meskipun banyak perusahaan rutin mengirim press release, masih banyak yang melakukan kesalahan mendasar. Kesalahan ini, meskipun terlihat sepele, dapat membuat rilis Anda langsung diabaikan oleh redaksi.
Berikut adalah beberapa kesalahan yang perlu Anda hindari:
- Judul yang Membingungkan
Jika judul terlalu umum atau tidak menjelaskan inti informasi, jurnalis kemungkinan besar tidak akan membacanya. - Informasi yang Terlalu Banyak dalam Satu Rilis
Fokuslah pada satu topik utama. Jangan mencampur berbagai isu dalam satu rilis karena akan membingungkan pembaca. - Struktur yang Acak
Paragraf yang tidak berurutan atau topik yang meloncat-loncat membuat rilis Anda sulit dipahami. - Tidak Menyediakan Informasi Kontak yang Jelas
Jika Anda lupa mencantumkan kontak media, maka jurnalis tidak dapat melakukan follow-up meski tertarik dengan rilis Anda. - Nada Terlalu Promosional
Promosi berlebihan akan membuat rilis Anda terasa seperti iklan, bukan berita. Ini akan membuat media enggan menerbitkannya.
Dengan menghindari kesalahan di atas, Anda dapat menyusun press release yang jauh lebih efektif dan profesional.
4. Tips Efektif Agar Press Release Siap Tayang
Setelah memahami struktur dan kesalahan yang harus dihindari, selanjutnya Anda bisa menerapkan beberapa strategi berikut untuk memastikan press release Anda siap terbit:
- Gunakan Judul dan Slug yang SEO-Friendly
Pastikan Anda menyisipkan kata kunci “press release” di judul, slug, dan paragraf awal untuk mendukung pencarian organik. - Tambahkan Elemen Visual
Visual seperti foto atau infografik tidak hanya menarik perhatian, tetapi juga membantu jurnalis memahami konteks berita. - Gunakan Kata Transisi dan Bahasa Natural
Kalimat yang mengalir dengan baik akan membuat jurnalis lebih nyaman membaca rilis Anda. Gunakan kata transisi seperti selain itu, di sisi lain, sebagai tambahan, dan sebagainya. - Distribusikan pada Waktu yang Tepat
Biasanya, jurnalis lebih responsif saat menerima rilis pada pagi hari, terutama di pertengahan minggu. - Kirim ke Media yang Relevan
Jangan kirim rilis secara massal tanpa segmentasi. Pilih media yang sesuai dengan topik dan industri Anda.
Jika Anda merasa membutuhkan bantuan dalam proses penulisan atau distribusi, Anda bisa mengandalkan Bissmedia. Platform ini menawarkan layanan pembuatan press release yang profesional dan siap tayang di berbagai media nasional.