Mengirimkan sebuah Press Release adalah langkah penting dalam strategi komunikasi perusahaan atau organisasi. Namun, kita seringkali fokus pada kualitas konten tanpa memikirkan satu variabel krusial: Waktu pengiriman. Kapan waktu terbaik untuk mengirimkan pengumuman resmi ini agar tidak tenggelam dalam inbox jurnalis yang selalu ramai? Ini bukan sekadar tentang jam atau hari, tetapi juga tentang memahami ritme kerja media, psikologi jurnalis, dan relevansi berita Anda.
Artikel ini akan mengupas tuntas kapan waktu terbaik mengirimkan Press Release dari sudut pandang yang humanis dan berdasarkan fakta. Dengan memahami pola ini, Anda tidak hanya meningkatkan peluang dimuat, tetapi juga membangun hubungan yang lebih baik dengan para jurnalis.
Kenapa Waktu Pengiriman Press Release Sangat Penting?
Waktu pengiriman adalah faktor penentu visibilitas. Jurnalis menerima puluhan, bahkan ratusan, materi berita setiap hari. Jika Press Release Anda tiba pada saat yang salah—misalnya saat jurnalis sedang dalam deadline ketat atau baru saja selesai rapat redaksi—kemungkinan besar jurnalis akan melewati email Anda atau menyimpannya di folder ‘Baca Nanti’ yang mungkin tak akan pernah dibuka.
Penelitian menunjukkan bahwa waktu yang tepat dapat meningkatkan open rate email secara signifikan. Bayangkan, email kiriman Anda bersaing dengan pemberitaan mendesak lainnya. Memilih waktu yang strategis menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu jurnalis dan telah merencanakan komunikasi Anda dengan matang.
Memahami Siklus Berita Media: Kapan Waktu Puncak dan Kapan Harus Menghindarinya
Untuk menentukan waktu terbaik, kita harus melihat siklus kerja di kantor berita.
Hari Terbaik Mengirimkan Press Release
Secara umum, mayoritas data dan profesional PR setuju bahwa hari-hari kerja di tengah minggu adalah waktu yang paling ideal.
- Selasa, Rabu, dan Kamis: Kami menganggap hari-hari ini sebagai sweet spot. Pada hari Selasa, jurnalis sudah kembali dari meeting perencanaan awal minggu (Senin) dan mereka mencari bahan untuk berita mingguan. Rabu dan Kamis adalah hari produktif; media memproses sebagian besar berita utama untuk edisi cetak/digital mendatang. Jurnalis biasanya membuka diri untuk menerima ide dan informasi baru pada hari-hari ini.
Hari yang Harus Dihindari
- Senin: Awal minggu sering mengisi waktu jurnalis dengan rapat internal, perencanaan editorial mingguan, dan mengejar ketertinggalan akhir pekan. Materi yang dikirim pada Senin pagi seringkali harus bersaing keras dengan tumpukan email dari hari Jumat.
- Jumat: Akhir pekan sudah di depan mata. Banyak jurnalis yang sudah memfokuskan diri pada berita yang harus mereka selesaikan sebelum akhir hari kerja atau sedang mempersiapkan laporan mendalam untuk akhir pekan. Email yang masuk setelah makan siang di hari Jumat cenderung mereka abaikan hingga hari Senin berikutnya.
- Akhir Pekan (Sabtu & Minggu): Kecuali berita Anda benar-benar breaking news yang kritis, Anda harus menghindari hari ini. Jurnalis yang bekerja di akhir pekan biasanya adalah tim kecil yang menangani berita mendesak, bukan konten rutin.
Jam Berapa Sebaiknya Pengumuman Ini Dikirim?
Setelah menentukan hari, jam pengiriman memegang peranan vital. Sama seperti hari, kita harus menyesuaikan waktu pengiriman dengan ritme harian seorang jurnalis.
- Pagi Hari (9:00 – 11:00 AM): Kami sangat merekomendasikan waktu ini. Jurnalis biasanya sudah berada di meja kerjanya setelah rapat pagi, mereka memilah inbox, dan merencanakan liputan harian. Press Release yang tiba di antara jam-jam ini akan menjadi salah satu hal pertama yang mereka lihat dan pertimbangkan untuk dimuat di hari yang sama.
- Sore Hari (1:30 – 3:00 PM): Waktu setelah makan siang dapat menjadi alternatif. Ini memberi jurnalis kesempatan untuk melihat bahan berita Anda sebagai bahan untuk hari berikutnya atau untuk melengkapi berita yang sudah mereka rencanakan.
- Hindari Jam Sibuk: Jangan mengirimkan Press Release terlalu pagi (sebelum 8:00 AM) atau terlalu sore (setelah 4:00 PM). Terlalu pagi berarti email Anda akan terkubur, sementara terlalu sore berarti email tersebut akan menunggu hingga keesokan hari.
Mengutip data dari Cision tentang tren PR, pengiriman di luar jam kerja dapat mengurangi peluang keterbacaan hingga 50%. Oleh karena itu, kami menyarankan Anda selalu mengirimkan dokumen berita ini dalam jam kerja normal (9:00 AM – 5:00 PM) di zona waktu audiens target Anda.
Strategi Humanis: Pertimbangkan Jenis Berita dan Jurnalis yang Anda Tuju
Keputusan waktu tidak boleh kaku. Pendekatan humanis berarti Anda mempertimbangkan siapa yang Anda kirimi Press Release dan jenis beritanya.
1. Berita Sensitif Waktu (Time-Sensitive News)
Jika Press Release Anda adalah undangan acara, pengumuman yang terkait dengan tanggal atau acara tertentu, atau breaking news, prinsipnya adalah: Kirimkan sesegera mungkin, namun berikan jeda yang cukup.
- Untuk undangan acara, kirimkan minimal 1-2 minggu sebelumnya, dan kirimkan reminder 2-3 hari sebelumnya pada jam 10:00 AM.
- Untuk breaking news yang benar-benar mendesak (seperti krisis atau akuisisi besar), kirimkan segera, namun pastikan Anda mengirimkan materi tersebut kepada jurnalis yang memang bertugas di jam tersebut.
2. Berita Abadi (Evergreen News)
Jika dokumen Anda adalah studi, laporan tren industri, atau berita yang tidak terikat waktu, Anda memiliki fleksibilitas lebih. Anda bahkan bisa mencoba mengirimkannya di hari Jumat sore atau Senin pagi yang sepi untuk kategori ini, karena jurnalis sering mencari bahan informasi semacam ini untuk mengisi slot berita yang lebih ringan atau sebagai bahan untuk fitur akhir pekan.
3. Pertimbangkan Zona Waktu dan Ritme Lokal
Jika Anda menargetkan media internasional, selalu gunakan zona waktu media yang Anda tuju. Jika Anda menargetkan media lokal di Jakarta, gunakan WIB. Jurnalis, seperti manusia pada umumnya, memiliki rutinitas. Mengirimkan Press Release saat mereka sedang santai adalah tanda bahwa Anda menghargai ritme kerja mereka.
Tips Tambahan untuk Mengoptimalkan Pengiriman Press Release
Mengirimkan Press Release tepat waktu adalah satu hal; membuatnya mudah diproses adalah hal lain.
- Personalisasi Email: Alih-alih mengirim ke email umum, kirimkan langsung ke jurnalis yang meliput bidang Anda. Sebutkan nama mereka dan kaitkan berita Anda dengan liputan mereka sebelumnya. Ini jauh lebih humanis dan efektif.
- Manfaatkan Fitur Penjadwalan Email: Gunakan fitur schedule send pada layanan email Anda. Ini memungkinkan Anda menulis materi kapan saja dan menjadwalkannya untuk terkirim tepat pada Selasa atau Rabu pukul 10:00 AM.
- Minta Konfirmasi (Jika Perlu): Untuk berita penting, tindak lanjuti secara singkat (tidak mendesak) beberapa jam setelah pengiriman untuk memastikan dokumen telah diterima.
Langkah Selanjutnya: Jadikan Press Release Anda Prioritas
Keputusan kapan waktu terbaik mengirimkan Press Release adalah perpaduan antara data, strategi, dan empati terhadap jurnalis. Secara umum, Selasa hingga Kamis antara pukul 9:00 hingga 11:00 AM adalah taruhan terbaik Anda. Namun, yang paling penting, Press Release Anda harus menarik, faktual, dan relevan dengan audiens mereka.
Jangan biarkan upaya penulisan informasi resmi yang luar biasa sia-sia hanya karena Anda mengirimkannya pada waktu yang salah. Jika Anda ingin memastikan bahwa setiap Press Release yang Anda kirimkan tidak hanya tepat waktu tetapi juga berkualitas tinggi, pertimbangkan untuk bermitra dengan para ahli komunikasi.
Tingkatkan Visibilitas Berita Anda Sekarang!
Ingin Press Release Anda tidak hanya terbaca, tetapi juga dipertimbangkan oleh media nasional? Konsultasikan strategi komunikasi dan pengiriman materi Anda bersama tim profesional di Bissmedia hari ini juga. Kunjungi website kami untuk layanan lengkap!