Menulis press release yang kuat dan informatif hanya menyelesaikan setengah pekerjaan. Bagian krusial lainnya yang sering profesional abaikan adalah kapan waktu terbaik press release tersebut didistribusikan. Waktu adalah segalanya, terutama dalam dunia jurnalisme yang serba cepat dan penuh tekanan.
Jurnalis dan editor menerima ratusan pitch setiap hari, dan press release Anda hanya memiliki jeda waktu singkat untuk menarik perhatian mereka sebelum tenggelam di antara berita lainnya. Jika Anda memilih waktu yang salah, bahkan berita paling menarik pun bisa jurnalis abaikan.
Strategi penentuan waktu yang cerdas dapat menjadi pembeda antara liputan yang luas dan keheningan total. Data dan statistik terbaru terus memberikan panduan berharga; mereka menunjukkan tren spesifik kapan media paling reseptif terhadap materi baru.
Memahami pola-pola ini adalah kunci untuk memaksimalkan peluang media mengulas, memublikasikan, dan akhirnya, audiens target menerima press release Anda. Mari kita telaah data terbaru untuk mengidentifikasi momen rilis yang ideal yang terbukti efektif. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat meningkatkan open rate dan memperkuat strategi komunikasi Anda secara keseluruhan.
Mengapa Waktu Terbaik Press Release Adalah Kunci Jangkauan Media?
Penentuan waktu yang tepat untuk merilis press release sangat memengaruhi keberhasilan kampanye Public Relations (PR) Anda. Jurnalis bekerja berdasarkan siklus berita yang ketat, dan mereka mengalokasikan waktu terbatas setiap hari untuk meninjau materi pers yang masuk.
- Mengoptimalkan Open Rate: Beberapa studi dari platform distribusi PR seperti Prowly dan Cision menemukan bahwa rata-rata tingkat open rate email bervariasi secara signifikan tergantung hari dan jam pengiriman.
- Waktu Rapat Editorial: Sebagian besar media mengadakan rapat editorial di pagi hari (sekitar pukul 10:00 hingga 11:00) untuk menentukan berita apa yang akan mereka muat hari itu. Kirimkan press release sebelum rapat ini; ini memberi editor dan jurnalis waktu untuk mempertimbangkan cerita Anda.
- Mengatasi Banjir Email: Kirim press release pada waktu yang unik dan bukan pada jam sibuk (misalnya, pukul 10:37 pagi, bukan pukul 10:00 tepat); ini dapat membantu press release Anda menonjol, menghindari inbox clutter ketika semua orang mengirim email pada waktu yang sama.
Mengabaikan faktor waktu sama saja dengan membiarkan upaya penulisan Anda yang luar biasa terbuang sia-sia. Data menunjukkan bahwa terdapat waktu terbaik press release yang lebih efektif dari waktu lainnya, yang harus setiap profesional PR jadikan patokan.
Statistik Terbaru Waktu Terbaik Press Release
Berdasarkan analisis terbaru terhadap tren open rate dan respons jurnalis, konsensus kuat menyarankan hari-hari terbaik dalam seminggu untuk mengirimkan press release. Umumnya, bagian tengah minggu adalah ‘zona manis’ untuk distribusi PR.
Hari Paling Efektif untuk Distribusi
Selasa, Rabu, dan Kamis adalah hari yang paling disarankan:
- Selasa: Kami sering menyebut hari Selasa sebagai hari yang baik. Jurnalis sudah mulai pulih dari clutter hari Senin dan siap mencari berita baru.
- Rabu: Rabu berada di urutan kedua, atau bahkan pertama dalam beberapa penelitian, sebagai hari dengan tingkat keterlibatan tertinggi. Di hari Rabu, banyak jurnalis sudah menyelesaikan tugas urgent awal minggu dan memiliki lebih banyak waktu untuk meninjau materi yang masuk.
- Kamis: Banyak analisis terbaru menetapkan Kamis sebagai hari waktu terbaik press release. Selain itu, beberapa data menunjukkan bahwa Kamis memiliki tingkat open rate tertinggi, bahkan mencapai lebih dari 26% dalam beberapa kasus.
Hindari Senin dan Jumat. Kotak masuk email penuh di Senin, sementara perhatian media berkurang di Jumat menjelang akhir pekan. Maka, untuk mencari momen rilis pers yang optimal, fokuslah pada rentang Selasa hingga Kamis.
Jam Terbaik untuk Distribusi Materi Pers
Selain hari, jam pengiriman juga memainkan peran penting. Jurnalis adalah makhluk yang bekerja berdasarkan rutinitas, dan mengetahui kapan mereka paling sering memeriksa email memberikan keuntungan yang signifikan.
- Pagi Hari (8:00 – 10:00 Pagi Waktu Lokal): Mayoritas ahli PR sepakat bahwa pagi hari adalah waktu yang paling optimal. Jadwalkan pengiriman press release antara pukul 8:00 hingga 10:00 pagi waktu lokal penerima. Waktu ini memastikan press release Anda sudah ada sebelum rapat editorial harian.
- Siang Hari (10:00 Pagi – 2:00 Siang): Jendela waktu ini juga memiliki tingkat klik-tayang dan open rate yang tinggi. Kirim rilis Anda pada periode ini; ini masih memberikan waktu yang cukup bagi jurnalis untuk mengerjakan cerita Anda.
- Jam yang Harus Dihindari: Hindari mengirimkan materi pers di luar jam kerja normal (sebelum jam 8:00 pagi atau setelah jam 4:00 sore) dan pada jam makan siang (sekitar pukul 12:00 hingga 1:00 siang).
Strategi Waktu Terbaik Press Release Yang Humanis
Mengetahui statistik adalah satu hal, tetapi menerapkan strategi timing yang humanis dan cerdas adalah kunci keberhasilan jangka panjang. Waktu ideal untuk rilis pers tidak hanya ditentukan oleh angka, tetapi juga oleh konteks berita Anda dan pemahaman mendalam tentang audiens media Anda.
1. Pertimbangkan Siklus Berita Industri Anda
Setiap industri memiliki siklus beritanya sendiri. Misalnya, perusahaan teknologi mungkin ingin menghindari rilis press release selama acara-acara besar. Sebaliknya, kirimkan berita yang bersifat timely (seperti tanggapan terhadap peristiwa terkini atau krisis) segera, terlepas dari hari atau jam.
2. Beri Jeda untuk Follow-up
Jangan mengirim press release Anda pada hari Kamis sore jika Anda berharap media meliputnya di hari yang sama. Selalu berikan waktu setidaknya 24-48 jam untuk follow-up yang efektif.
3. Utamakan Relevansi daripada Waktu Sempurna
Ingatlah, kualitas dan relevansi cerita Anda akan selalu lebih penting daripada waktu pengiriman yang “sempurna”. Jurnalis yang memiliki hubungan baik dengan Anda dan mengetahui bahwa Anda adalah sumber yang kredibel akan memprioritaskan cerita Anda. Gunakan data timing ini sebagai alat penguat, bukan sebagai aturan mutlak.
4. Sesuaikan dengan Zona Waktu
Jika Anda menargetkan media di zona waktu yang berbeda (misalnya, mengirim dari WIB ke media di EST), pastikan Anda menjadwalkan pengiriman Anda agar jatuh pada pagi hari waktu lokal mereka.
Dengan menerapkan strategi penentuan waktu yang didukung oleh data terbaru, Anda meningkatkan peluang Anda untuk menembus kebisingan media. Penentuan waktu terbaik press release adalah investasi kecil yang menghasilkan return besar dalam bentuk liputan media.
Langkah Selanjutnya: Optimalkan Distribusi Anda
Memahami kapan waktu terbaik press release hanyalah permulaan. Untuk mendapatkan liputan media yang maksimal, Anda juga perlu memastikan bahwa press release Anda tersusun, tertarget, dan terdistribusi secara profesional. Mulai dari penulisan yang storytelling, pemilihan media yang tepat, hingga distribusi yang terstruktur.
Jangan biarkan berita penting Anda hilang hanya karena timing yang salah. Tingkatkan efektivitas PR Anda dan pastikan cerita Anda menjangkau jurnalis yang tepat, pada waktu yang tepat. Untuk panduan yang lebih mendalam mengenai strategi PR yang komprehensif, mulai dari penulisan hingga distribusi yang terukur, kunjungi dan pelajari lebih lanjut layanan yang kami sediakan.
Kunjungi website Bissmedia sekarang juga untuk berkonsultasi mengenai strategi distribusi press release yang cerdas dan terukur.