Membuat press release yang menarik membutuhkan lebih dari sekadar menyusun informasi perusahaan, produk, atau kegiatan. Penulis perlu menyajikan informasi secara jelas agar jurnalis dan pembaca dapat memahami pesan utama dengan cepat. Di tengah banyaknya informasi yang muncul setiap hari, perusahaan perlu mengemas press release secara relevan, informatif, dan memiliki nilai berita.
Press release merupakan materi komunikasi yang perusahaan siapkan untuk menyampaikan informasi kepada media. Perusahaan dapat menggunakannya untuk mengumumkan peluncuran produk, pencapaian bisnis, kegiatan perusahaan, kerja sama, acara, maupun informasi lain yang memiliki nilai berita.
Karena itu, penulis perlu memperhatikan fakta, struktur tulisan, gaya bahasa, dan sudut berita saat menyusun press release. Tulisan yang rapi tidak hanya memudahkan pembaca memahami informasi, tetapi juga membantu jurnalis menemukan poin penting dalam materi tersebut.
Mengapa Siaran Pers Perlu Dikemas dengan Menarik?
Media menerima banyak informasi dari perusahaan, organisasi, maupun berbagai pihak setiap hari. Kondisi tersebut membuat perusahaan perlu menyusun materi yang langsung menyampaikan inti berita. Press release yang terlalu panjang atau berisi informasi berulang dapat membuat pembaca kesulitan menemukan pesan utamanya.
Membuat press release yang menarik bukan berarti perusahaan harus menggunakan bahasa promosi secara berlebihan. Penulis justru perlu menyampaikan informasi secara ringkas, faktual, dan relevan. Judul yang jelas, pembukaan yang kuat, serta data pendukung dapat membantu pembaca memahami berita sejak awal.
Struktur yang rapi juga membantu jurnalis mencari informasi penting. Penulis sebaiknya menjawab unsur dasar berita, seperti siapa yang terlibat, apa yang terjadi, kapan dan di mana kegiatan berlangsung, serta mengapa informasi tersebut penting.
Pendekatan tersebut juga mendukung komunikasi perusahaan yang lebih profesional. Ketika perusahaan menyampaikan informasi berdasarkan fakta dan menghindari klaim berlebihan, pembaca dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai topik yang dibahas.
Struktur Penting dalam Press Release
Struktur menjadi salah satu aspek penting ketika perusahaan ingin membuat press release. Susunan yang teratur membantu pembaca menemukan informasi utama tanpa harus membaca seluruh artikel terlebih dahulu.
1. Buat judul yang jelas
Judul harus langsung menggambarkan inti informasi. Hindari judul yang terlalu panjang atau menggunakan istilah yang tidak berhubungan dengan isi berita. Pilih kata yang spesifik agar pembaca langsung memahami topik utama.
2. Tulis lead yang kuat
Lead atau paragraf pembuka harus menjelaskan informasi paling penting. Penulis dapat memasukkan inti peristiwa, pihak yang terlibat, serta konteks utama dalam bagian ini.
Dalam praktik jurnalistik, penulis biasanya menempatkan informasi penting pada bagian awal. Cara tersebut membantu pembaca memahami berita dengan lebih cepat.
3. Tambahkan informasi pendukung
Setelah lead, jelaskan detail yang mendukung berita. Penulis dapat memasukkan data, latar belakang kegiatan, hasil pencapaian, informasi produk, atau keterangan lain yang masih berkaitan dengan topik.
Pastikan setiap informasi memiliki fungsi. Hindari menambahkan paragraf yang hanya mengulang pernyataan sebelumnya.
4. Gunakan kutipan yang relevan
Kutipan dari pimpinan perusahaan, narasumber, atau pihak terkait dapat memberikan perspektif langsung. Penulis sebaiknya memilih pernyataan yang menambah informasi, bukan sekadar mengulang isi paragraf.
5. Tambahkan profil perusahaan
Pada bagian akhir, perusahaan dapat mencantumkan profil singkat atau boilerplate. Bagian ini dapat menjelaskan bidang usaha, layanan, lokasi, atau informasi umum mengenai perusahaan.
Tips Membuat Press Release yang Lebih Menarik
Setelah memahami strukturnya, perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah berikut agar press release terasa lebih informatif dan relevan.
Tentukan sudut berita. Jangan hanya fokus pada informasi yang ingin perusahaan sampaikan. Pertimbangkan pula alasan informasi tersebut penting bagi pembaca. Misalnya, perusahaan dapat mengaitkan peluncuran produk dengan kebutuhan konsumen atau inovasi yang ditawarkan.
Gunakan fakta dan data yang jelas. Periksa kembali angka, tanggal, nama narasumber, lokasi, dan informasi lain sebelum mengirimkan materi kepada media. Ketelitian membantu perusahaan menjaga kredibilitas informasi.
Hindari bahasa promosi berlebihan. Press release memiliki fungsi berbeda dari iklan. Kalimat seperti “produk terbaik” atau “nomor satu” membutuhkan dasar yang jelas jika perusahaan ingin menggunakannya. Penulis sebaiknya mengutamakan informasi yang dapat pembaca pahami dan verifikasi.
Pilih kutipan yang memberikan nilai tambah. Kutipan yang baik dapat menjelaskan alasan di balik sebuah keputusan, tujuan kegiatan, atau dampak yang ingin perusahaan capai. Dengan begitu, kutipan tidak sekadar menjadi pelengkap tulisan.
Gunakan paragraf yang ringkas. Paragraf pendek membantu pembaca mengikuti alur informasi. Penulis dapat memecah paragraf panjang menjadi beberapa bagian ketika sebuah paragraf memuat terlalu banyak gagasan.
Periksa kembali seluruh materi. Sebelum mengirimkan press release, periksa ejaan, nama perusahaan, nama narasumber, angka, tanggal, tautan, serta informasi kontak. Pemeriksaan akhir membantu mengurangi kesalahan yang dapat mengganggu proses publikasi.
Distribusikan Press Release melalui Media yang Relevan
Setelah membuat press release, perusahaan perlu menentukan media yang sesuai dengan topik dan target pembaca. Setiap media memiliki karakteristik audiens dan fokus pemberitaan yang berbeda. Karena itu, perusahaan perlu menyesuaikan pilihan media dengan tujuan komunikasi.
Misalnya, perusahaan teknologi dapat mempertimbangkan media yang rutin membahas teknologi dan bisnis. Sementara itu, perusahaan yang mengadakan kegiatan lokal dapat mempertimbangkan media dengan jangkauan pembaca di wilayah terkait.
Distribusi melalui media yang relevan membantu perusahaan menyampaikan informasi kepada audiens yang lebih sesuai. Publikasi tersebut juga dapat mendukung aktivitas komunikasi dan meningkatkan eksistensi perusahaan di ruang digital.
Namun, perusahaan tetap perlu menjaga kualitas materi. Pastikan setiap informasi memiliki dasar yang jelas dan hindari klaim yang dapat menyesatkan pembaca. Perusahaan juga perlu menyesuaikan isi press release dengan karakteristik media yang dituju.
Jika proses penulisan dan distribusi membutuhkan waktu serta sumber daya yang cukup besar, perusahaan dapat mempertimbangkan bantuan dari penyedia layanan profesional. Tim yang berpengalaman dapat membantu menyusun materi, menentukan sudut berita, dan mengatur kebutuhan publikasi media.
Untuk kebutuhan membuat press release, penulisan materi komunikasi perusahaan, hingga publikasi melalui media, Anda dapat mengunjungi Bissmedia melalui bissmedia.com. Dengan materi yang informatif dan strategi distribusi yang tepat, perusahaan dapat menyampaikan informasi bisnis secara lebih profesional kepada publik.