Penulisan press release menjadi bagian penting dalam aktivitas komunikasi perusahaan, terutama ketika bisnis ingin menyampaikan informasi kepada media dan masyarakat secara terstruktur. Perusahaan dapat memakai press release untuk mengumumkan peluncuran produk, pencapaian bisnis, kegiatan perusahaan, kerja sama strategis, hingga berbagai perkembangan penting lainnya.
Namun, membuat press release tidak cukup hanya dengan mengumpulkan informasi lalu menyusunnya menjadi sebuah naskah. Penulis perlu menyajikan fakta secara jelas, menentukan sudut berita yang relevan, serta menyusun informasi dengan struktur yang mudah dipahami. Pendekatan tersebut dapat membantu perusahaan menyampaikan pesan secara profesional sekaligus meningkatkan peluang media untuk mempertimbangkan informasi tersebut sebagai bahan pemberitaan.
Apa Itu Press Release?
Press release merupakan naskah informasi yang perusahaan atau organisasi siapkan untuk memperkenalkan informasi tertentu kepada media. Naskah ini biasanya memuat informasi yang memiliki nilai berita, seperti peluncuran produk, pencapaian perusahaan, kegiatan sosial, kerja sama bisnis, atau perubahan penting dalam organisasi.
Press release berbeda dari materi promosi biasa. Materi promosi berfokus pada penawaran produk atau layanan, sedangkan press release mengutamakan informasi dan fakta yang memiliki relevansi bagi pembaca. Karena itu, penulis perlu menghindari klaim berlebihan dan memastikan setiap informasi memiliki dasar yang jelas.
Sebuah press release yang baik biasanya menjawab unsur dasar berita. Pembaca perlu mengetahui apa yang terjadi, siapa pihak yang terlibat, kapan dan di mana peristiwa berlangsung, serta mengapa informasi tersebut penting.
Penulis juga perlu menempatkan informasi utama pada bagian awal. Jurnalis sering menerima banyak informasi dalam waktu yang bersamaan. Jika paragraf pertama langsung menjelaskan inti berita, mereka dapat memahami konteks tanpa harus membaca keseluruhan naskah terlebih dahulu.
Cara Membuat Press Release yang Informatif
Proses penulisan press release sebaiknya dimulai dengan menentukan tujuan komunikasi. Perusahaan perlu mengetahui informasi utama yang ingin disampaikan dan menentukan audiens yang paling relevan. Langkah ini membantu penulis memilih sudut berita yang tepat.
Selanjutnya, kumpulkan fakta dan data yang mendukung informasi utama. Catat nama pihak yang terlibat, tanggal kegiatan, lokasi, angka pencapaian, pernyataan narasumber, serta informasi lain yang berkaitan dengan berita.
Setelah data terkumpul, buat judul yang singkat dan informatif. Judul sebaiknya langsung menggambarkan inti berita tanpa menggunakan kata-kata yang terlalu berlebihan. Pembaca harus dapat memahami topik utama hanya dengan melihat judul.
Kemudian, susun paragraf pembuka dengan informasi paling penting. Bagian ini perlu menjawab pertanyaan dasar seperti apa yang terjadi, siapa yang terlibat, dan mengapa informasi tersebut relevan.
Pada bagian selanjutnya, jelaskan informasi secara lebih lengkap. Penulis dapat memasukkan latar belakang, data pendukung, detail kegiatan, atau perkembangan lain yang berkaitan dengan topik utama.
Kutipan dari narasumber juga dapat memperkuat isi press release. Pilih narasumber yang memiliki kewenangan dan memahami topik yang dibahas. Kutipan sebaiknya memberikan perspektif tambahan, bukan sekadar mengulang informasi yang sudah muncul pada paragraf sebelumnya.
Pada bagian akhir, tambahkan profil singkat perusahaan atau organisasi. Profil tersebut dapat membantu pembaca memahami latar belakang pihak yang mengeluarkan press release.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Dalam penulisan press release, penulis perlu menghindari penggunaan bahasa promosi secara berlebihan. Press release memang dapat mendukung citra perusahaan, tetapi naskah tetap harus mengutamakan informasi yang memiliki nilai berita.
Penggunaan data tanpa sumber juga dapat mengurangi kredibilitas naskah. Pastikan angka, fakta, nama, jabatan, tanggal, dan informasi penting lainnya memiliki dasar yang jelas. Periksa kembali data sebelum mengirimkan naskah kepada media.
Penulis juga perlu menghindari pengulangan informasi. Paragraf yang menyampaikan pesan sama berulang kali hanya akan membuat naskah terasa panjang tanpa memberikan informasi tambahan.
Selain itu, hindari judul yang terlalu bombastis. Judul sebaiknya menggambarkan fakta yang terdapat dalam isi naskah. Media dan pembaca membutuhkan informasi yang jelas, bukan sekadar kalimat yang bertujuan menarik perhatian.
Kesalahan teknis juga perlu mendapat perhatian. Periksa ejaan nama, jabatan, angka, tanggal, lokasi, serta kutipan narasumber sebelum mengirimkan naskah. Proses pemeriksaan ini dapat membantu perusahaan menjaga profesionalitas komunikasi.
Mengapa Press Release Penting bagi Perusahaan?
Press release dapat mendukung strategi public relations perusahaan. Melalui naskah yang terstruktur, perusahaan memiliki sarana untuk menyampaikan perkembangan bisnis, kegiatan, pencapaian, maupun informasi penting lainnya kepada media.
Konsistensi komunikasi juga dapat membantu perusahaan membangun hubungan dengan media. Ketika perusahaan memiliki informasi yang relevan, mereka dapat menyusun press release secara berkala sesuai dengan kebutuhan komunikasi dan momentum yang tersedia.
Selain itu, penulisan press release yang terencana membantu perusahaan menjaga konsistensi pesan. Tim komunikasi dapat menentukan informasi utama, data pendukung, serta narasumber yang tepat sebelum mengirimkan materi kepada media.
Meski demikian, perusahaan tidak dapat menjamin setiap press release akan memperoleh pemberitaan. Media memiliki pertimbangan editorial masing-masing. Relevansi topik, nilai berita, kepentingan audiens, momentum, dan kualitas informasi dapat memengaruhi keputusan media dalam mengangkat sebuah informasi.
Karena itu, perusahaan perlu memprioritaskan kualitas informasi daripada sekadar mengejar jumlah publikasi. Press release yang informatif, faktual, dan relevan dapat memberikan dasar komunikasi yang lebih kuat ketika perusahaan berinteraksi dengan media dan publik.
Perusahaan juga perlu menyesuaikan isi press release dengan karakteristik media yang menjadi sasaran. Media bisnis, teknologi, gaya hidup, maupun media nasional dapat memiliki fokus pemberitaan yang berbeda. Pemilihan sudut berita yang sesuai dapat membantu perusahaan menyampaikan informasi kepada audiens yang tepat.
Jika perusahaan membutuhkan dukungan dalam menyusun materi komunikasi dan publikasi media, Bissmedia dapat membantu memenuhi kebutuhan tersebut. Kunjungi website Bissmedia untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai layanan publikasi dan solusi komunikasi media.